Berikut saya share makalah sederhana yang merupakan tugas kelmpok makul SIM chap.2 pembahasan kasus P&G
Sistem
Infomasi Dalam Berkolaborasi dan Inovasi P&G
Teknologi
informasi baru sering mengubah cara bisnis bekerja dan mendukung model bisnis
yang baru. Teknologi baru
benar-benar dapat mengubah arus informasi, sehingga memungkinkan untuk lebih
banyak orang untuk mengakses dan berbagi informasi, menggantikan tugas dan
menghilangkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi
memungkinkan perusahaan untuk mengelola semua informasi yang ada mulai dari
membuat keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan pelaksanaan proses bisnis.
Hal ini memungkinkan agar peusahaan dapat beroperasi, berhubungan dengan
bagian-bagian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, faktur dan
pembayaran produk serta layanan. Dengan menganalisis proses bisnis dapat
mencapai pemahaman yang sangat jelas tentang bagaimana bisnis benar-benar
bekerja. Selain itu, dengan melakukan analisis proses bisnis juga akan mulai
memahami bagaimana mengubah bisnis dengan meningkatkan proses agar lebih
efisien atau efektif. Sebagaimana mungkin pada peningkatkan dalam menggunakan
teknologi informasi untuk mencapai efisiensi yang lebih besar,inovasi, dan
layanan pelanggan.
Seperangkat
aktivitas dalam proses bisnis berhubungan secara logis yang menjelaskan
bagaimana tugas bisnis tertentu dilaksanakan. Proses ini menunjukan cara unik
dimana perusahaan mengordinasi pekerjaan. Para manajer pasti akan memperhatikan
proses ini karena hal ini menentukan seberapa baik perusahaan dapat menjalankan
proses bisnisnya sehingga menjadi sumber daya yang potensial dari keberhasilan
atau kegagalan suatu strategi. Meskipun setiap fungsi bisnis utama memiliki
serangkaian proses bisnis sendiri, banyak proses bisnis lainya mencapai
efisiensi yang besar dengan mengoptimalkan bagian dari proses ini atau dengan
membantu mendesain ulang dan mempersingkat proses tersebut. Perusahaan dapat
menjadi lebif fleksibel dan efisien dengan mengordinasi prose bisnisnya secara
dekat dan dalam beberapa hal, menginterigasiproses bisnisnya secara dekat dan dalam
beberapa hal mengintergrasikan proses ini sehingga berfokus pada manajemen
sumber daya dan layanan pelanggan yang efisien.
Pada
setiap tingkatan area organisasi, sistem informasi mendukung area fungsional
utama dari bisnis. Sistem penjualan dan pemasaran membantu perusahaan
mengidentifikasi pelanggan produk dan jasa perusahaan, mengembangkan produk dan
jasa perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, mempromosikan produk dan
jasa, menjualproduk dan jasa, dan memberikan dukungan pelanggan berkelanjutan.
Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan,
dan produksi barang dan jasa, serta mengendalikan aliran produksi. Sedangkan
sistem keaungan dan akuntansi menjaga data aset keuangan dan aliran dana
perusahaan. Sistem SDM menjaga catatan karyawan menelusuri kemampuan karyawan,
kinerja, dan mendukung perencanaan kompensasi dan pengembangan karir karyawan.
Seperti halnya perusahaan P & G merupakan produsen
produk konsumen salah satu dari 10 perusahaan terbesar di dunia berdasarkan
kapitalisasi pasar. Perusahaan ini dikenal dengan merek yang sukses, serta
kemampuannya untuk mengembangkan merek baru dan mempertahankan popularitas
merek dengan inovasi bisnis yang unik. P & G membangun bisnisnya di
penciptaan merek dan manajemen, hal itu sangat penting dikarenakan Perusahaan
mengkolaborasikan antara peneliti, pemasar, dan manajer. Karena P & G adalah
suatu perusahaan besar dan luas dalam mencapai tujuan produk yang dihasilkan
akan membuat pekerjaan menjadi sangat beresiko.
Perusahaan memiliki Tim penelitian dan pengembangan
perusahaan yang terdiri dari 8.000 ilmuwan yang tersebar di 30 lokasi di
seluruh dunia. Meskipun perusahaan memiliki 80 persen "hit" tingkat
atas ide yang mengarah pada pembuatan produk yang inovatif dan inovasi produk baru sangatlah sulit di bidang yang sangat
kompetitif seperti produk konsumen. Terlebih lagi, kreativitas perusahaan besar
seperti P & G telah menurun, dengan konsumen atas perusahaan barang akuntansi
hanya 5 persen paten diajukan pada produk perawatan rumah di awal 2000-an. Menemukan
cara yang lebih baik untuk berinovasi dan mengembangkan baru ide sangat penting
dalam pasar seperti konsumen barang, dan bagi setiap perusahaan besar seperti P
& G, menemukan metode kolaborasi yang efektif di seluruh perusahaan bisa
sulit. Itu sebabnya P & G telah aktif dalam menerapkan sistem informasi
yang mendorong kolaborasi yang efektif dan inovasi. Sosial jaringan dan
alat-alat kolaborasi yang dipopulerkan oleh Web 2.0 telah sangat menarik bagi P
& G manajemen, mulai dari bagian atas dengan mantan CEO A.G. Lafley. Lafley
digantikan oleh Robert McDonald di 2010,
tetapi telah menjadi kekuatan utama dalam revitalisasi Perusahaan.
B.
PEMBAHASAN
Aplikasi
perusahaan seperti sistem perusahaan, sistem manajemen rantai pasokan, sistem
manajemen hubungan pelanggan dan sistem manajemen pengetahuan didesain untuk
menunjang koordinasi dan integrasi proses keseluruhan organisasi sehingga
organisasi dapat beroprasi secara efisien. Aplikasi ini mencakup berbagai
fungsi dan proses bisnis dan bisa terkait dengan proses bisnis organisasi lain.
Sistim perusahaan mengintegrasi proses bisnis internal perusahaan kedalam
sebuah sistem piranti lunak sehingga informasi bisa mengalir sepanjang
organisasi, meningkatkan koordinasi, efisiensi dan pembuatan keputusan
Menejemen
hubungan pelanggan menggunakan sistem informasi untuk mengoordinasi semua
proses bisnis disekitar interaksi perusahaan dengan pelanggannya utuk
mengoptimalkan pendapatan perusahaan dan kepuasan pelanggan. . P & G
mempunyai strategi bisnis pada pengembangan merk dan inovasi produknya. Dalam
mengembangkan merk serta memperpanjang umur merknya P & G melakukan
periklanan dan pemasaran. Dalam komitmenya P&G selalu berinovasi dan
menciptakan merk baru dengan sepenuhnya dari awal sehingga P&G
memfasilitasi kolaborasi antara peneliti, pemasar, manager. Kolaborasi
mempunyai fungsi untuk menyelesaikan sebuat tujuan dengan saling melengkapi.
Sistem informasi
pengetahuan membuat perusahaan dapat mengoptimalkan penciptaan, pembagian,dan
distribusi pengetahuan utuk meningkatkan proses bisnis dan keputusan manajemen.
Sedangkan departemen sistem informasi adalah unit organisasi formal yang
bertanggung jawab atas layanan teknologi informasi. Departemen sistem informasi
bertanggung jawab memelihara peranti keras, piranti lunak penyimpanan data dan
jaringan yang mencakup infrastruktur TI perusahaan.Sistem informasi ini terdiri
atas spesialis programer, analis sistem, pemimpin proyek, manajmen sistem
informasi dan sering dikepalai oleh CIO.
Salah
satu inovasi yang dilakukan P & G adalah menggunakan e-mail serta mengganti
system laporan dari menggunakan Microsoft Office aplikasi yang perlu mencetak
dan menjilid laporannya sehingga menjadi notebook laporan diganti dengan
Microsoft Office SharePoint Server yang memberikan layanan terpadu (
mengintegrasikan suara transmisi, tranmisi data, pesan instan, e-mail, dan
konferensi elektronik). Microsoft Office SharePoint Server mendukung sebagian
pengguna untuk menggunakan inbox dan kalender bersama, mempunyai daftar
sharePoint, dan jadwalpertemuan. Alat ini memegang peranan dalam melakukan
pendekatan kolaboratif. Peneliti menggunakan Microsoft Office SharePoint Server
untuk berbagi data yang dikumpulkan dan diteliti dari merk-merk, pemasar
menggunakan Microsoft Office SharePoint Server untuk menggumpulkan data untuk
pembuatan iklan goul/ target yang telah ditentukan. Manajer menggunakan
Microsoft Office SharePoint Server untuk mencari data-data dan
karyawan-karyawan tertentu untuk membuat sebuah keputusan bisnis. Microsoft
Office SharePoint Server juga menerapkan keefektifan pada jajaran eksekutifnya,
mereka dapat mennngunggah semua presentasinya sehingga pihak lain dapat
mengunduh dan mengetahuinya untuk digunakan langsung pihak tersebut.
Inovasi
lain yang dilakukan P&G dalam system informasinya dengan mengganti mesin
pencari google dengan star-up connection dikarenakan google kurang efektif
dalam pencarian informasi sebab google memberikan informasi sesuai key word
saja sehingga tidak bisa langsung memberikan informasi yang falid dan sumber
yang jelas.Inovasi P&G terlihat juga pada system integrasinya InnovationNet
yang mempunyai 5 juta researchrelated dokumen dalam format digital yang dapat
diakses melalui browser berbasis portal.
Dari
sekian banyak inovasi dari system informasinya P & G merasa kurang maksimal
ketika karyawannya tidak semuanya menggunakannya. Hasil maksimal akan terlihat
ketika ala-alat inovasi tersebut dapat digunakan semua karyawan. Alat
kolaborasi seperti jaringan bisnis dan social sebenarnya membantu karyawan
untuk mengembangkan diri dengan alat kolaborasi tersebut karyawan dapat
berkontribusi informasi dan wawasan mereka bahkan mereka dapat memperoleh
informasi dari orang lain untuk menambah wawasan mereka. Keuntungan lain adalah
karyawan langsung dapat mengakses informasi langsung kepada pakar dalam
bidangnya secara cepat.
Inovasi
utama lainya adalah Largescale yang diadopsi dari konferensi Cisco TelePresence
yang ruangnya mempunyai lokasi yang banyak didunia. Bagi perusahaan sebesar P
& G alat Telepresence mempunyai
peranan sangat baik untuk mendorong kolaborasi antara karyawan bukan hanya
dalam negara melainkan antar benua.
Tantangannya
dalam inovasi ini setiap cabang P & G dapat memastikan dapat memasang
alat ini meskipun letak geografis
masing-masing tempat berbeda. P & G memperkirakan 35% karyawan dapat
menggunakan Telepresence secara teratur. Manfaat dari penggunaan Telepresence
untuk mengontrol tabungan yang signifikan, aliran ide bisnis yang efisien, dan
pengambilan keputusan bisnis yang cepat. CEO P & G menyatakan perusahaan
dapat menghemat 1$ dari anggaran 4$ yang dikeluarkan untuk Telepresence disbanding
alat sebelumnya dengan system videoconference.
Teknologi
inovasi yang digunakan P & G cukup untuk mendukung strategi bisnisnya akan
tetapi P & G perlu melakukan safety control yang lebih untuk alat-alat
inovasinya agar terhindar dari pencurian data perusahaan, hacker, dan kejahatan
system informasi. Hal ini perlu dilakukan karena P & G mereupakan
perusahaan besar yang mempunyai banyak pesaing di bidangnya. Sedangkan di dalam
dunia bisnis persaingan sangat ketat, kesalahan kecil pada pesainya dapat dimanfaatkan
sebagai peluang oleh pesaing lainnya.
C.
PENUTUP
Perusahaan
P&G dapat berhubungan dengan banyak bagian bebeda dari informasi mengenai
pemasok, pelanggan, karyawan, tagihan dan pembayaran dan tentu saja produk dan
jasa mereka. Mereka mengelola aktivitas kerja menggunakan sistem informasi
untuk mengelola setiap aktivitas seara efisien dan meningkatkan kinerjanya di
keseluruhan bagian perusahaan. Selain itu sistem informasi juga berguna sebagai
pertimbangan dalam mengambil keputusan dan meningkatkan proses bisnis mereka
agar lebih kompetitif. Dengan ini mereka telah berhasil berkolaborasi dan
melakukan inovasi dengan memanfaatkan sistem informasi.